KI in Kommunen sicher nutzen: Entscheidungsraster für Beschäftigte
KI sicher nutzen Kommune bedeutet im Arbeitsalltag: Beschäftigte dürfen nicht allein daraus auf einen zulässigen Einsatz schließen, dass ein Werkzeug grundsätzlich freigegeben wurde. Vor jedem konkreten Arbeitsvorgang müssen Zweck, Daten, Toolfreigabe, menschliche Prüfung und Eskalationsbedarf zusammenpassen. Das folgende Fünf-Prüffragen-Raster hilft dabei, einen Anwendungsfall vor der Eingabe strukturiert einzuordnen. Es ersetzt keine Datenschutz-, Informationssicherheits- oder Fachprüfung, macht aber sichtbar, wann eine Nutzung im festgelegten Rahmen möglich erscheint und wann zuständige Stellen übernehmen müssen.
Der Beitrag beantwortet damit eine bewusst enge Praxisfrage: Darf, soll und wie kann ich diesen konkreten Vorgang mit einem freigegebenen KI-Werkzeug bearbeiten? Für die übergreifende Einführung, Zuständigkeiten und Governance bietet der Beitrag KI in Kommunen in NRW praktisch regeln den größeren organisatorischen Rahmen.
Warum eine Toolfreigabe nicht für jeden Vorgang genügt
Ein freigegebenes System kann für einen harmlosen Textentwurf geeignet sein und für einen anderen Vorgang ungeeignet bleiben. Entscheidend sind unter anderem der konkrete Zweck, die betroffenen Daten, die Konfiguration des Werkzeugs, örtliche Vorgaben und die Bedeutung des Ergebnisses. Eine pauschale Liste „erlaubter Daten“ würde diese Zusammenhänge ausblenden.
Das BSI beschreibt Chancen und Risiken generativer KI und empfiehlt seine Publikation als Grundlage für Sicherheitsbewusstsein und eine systematische Risikoanalyse in Unternehmen und Behörden. Der KI-Fragenkatalog des BfDI betrachtet Anwendung, Daten, Erklärbarkeit, Risiken, Bewertung und Abhilfemaßnahmen. Für die Praxis folgt daraus: Nicht nur das Werkzeug, sondern der vollständige Anwendungsfall gehört auf den Prüfstand.
KI sicher nutzen Kommune: das Fünf-Prüffragen-Raster
Das Raster wird vor der Nutzung ausgefüllt. Jede Frage erhält eine Einstufung in Grün, Gelb oder Rot. Grün bedeutet: Die dokumentierten Vorgaben sind erfüllt und der Vorgang kann innerhalb dieses Rahmens weiterbearbeitet werden. Gelb bedeutet: Eine Annahme ist unklar oder eine zusätzliche Freigabe fehlt. Rot bedeutet: Nicht eingeben oder weiterverarbeiten; der Vorgang wird an die benannte zuständige Rolle übergeben.
1. Ist der Zweck klar und dienstlich erforderlich?
- Grün: Die Aufgabe und das erwartete Ergebnis sind konkret beschrieben, beispielsweise ein erster Entwurf für eine allgemein gehaltene Bürgerinformation.
- Gelb: Der Nutzen ist unscharf oder es ist nicht geklärt, ob KI für diesen Arbeitsschritt vorgesehen ist.
- Rot: Der Zweck widerspricht einer internen Vorgabe oder soll eine Entscheidung automatisieren, für die keine Freigabe besteht.
Notieren Sie in einem Satz, was das Werkzeug leisten soll und was ausdrücklich Aufgabe eines Menschen bleibt. Diese Abgrenzung verhindert, dass aus einer Formulierungshilfe unbemerkt eine fachliche Entscheidung wird.
2. Welche Daten würden eingegeben?
- Grün: Es werden ausschließlich Informationen verwendet, die nach den konkreten örtlichen Regeln für dieses Werkzeug und diesen Zweck zugelassen sind.
- Gelb: Personenbezug, Vertraulichkeit, Schutzbedarf oder erforderliche Datenminimierung sind nicht eindeutig geklärt.
- Rot: Sensible, geheimhaltungsbedürftige oder entscheidungsrelevante Daten sollen ohne dokumentierte Prüfung und Freigabe eingegeben werden.
Die Ampelfarbe ergibt sich nicht allein aus einer Datenbezeichnung. Tool, Zweck, Konfiguration, Rechtsgrundlage und örtliche Vorgaben müssen gemeinsam geprüft werden. Im Zweifel werden Daten nicht eingegeben, sondern Datenschutz oder Informationssicherheit erhält eine abstrakte Fallbeschreibung.
3. Ist genau dieses Werkzeug für Zweck und Daten freigegeben?
- Grün: Tool, Kontoart, Betriebsumgebung und vorgesehener Anwendungsfall entsprechen der dokumentierten Freigabe.
- Gelb: Es gibt eine allgemeine Freigabe, aber keine klare Aussage zur Funktion, etwa Datei-Upload, Verlaufsspeicherung oder externe Erweiterungen.
- Rot: Es handelt sich um ein privates Konto, ein nicht geprüftes Werkzeug oder eine nicht freigegebene Zusatzfunktion.
Die Frage verhindert einen typischen Fehlschluss: Eine Freigabe des Produktnamens ist nicht automatisch eine Freigabe jeder Funktion und jedes konkreten Vorgangs.
4. Kann ein Mensch das Ergebnis fachlich prüfen?
- Grün: Eine fachkundige Person prüft Inhalt, Vollständigkeit, Quellen, Tonalität und mögliche Benachteiligungen vor der Verwendung.
- Gelb: Das Ergebnis ist plausibel, aber zentrale Aussagen lassen sich mit den vorhandenen Informationen nicht zuverlässig verifizieren.
- Rot: Das Ergebnis soll ungeprüft in einen Bescheid, eine Bewertung oder einen anderen folgenreichen Vorgang einfließen.
Eine flüssige Formulierung ist kein Qualitätsnachweis. Die Prüfung muss zum Risiko passen. Bei einfachen Textentwürfen genügt möglicherweise ein redaktionelles Vier-Augen-Prinzip; bei entscheidungsnahen Vorgängen sind zusätzliche Fach- und Freigabeschritte erforderlich.
5. Ist klar, wann und an wen eskaliert wird?
- Grün: Zuständige Rolle, Kontaktweg und Entscheidung sind dokumentiert.
- Gelb: Eine Rückfrage ist nötig, aber die zuständige Stelle oder Reaktionszeit ist unklar.
- Rot: Ein hohes Risiko oder eine Regelverletzung ist erkennbar; die Bearbeitung wird gestoppt und nach dem örtlichen Verfahren gemeldet.
Ein nutzbares Raster nennt nicht nur Verbote. Es zeigt einen verlässlichen Weg zur Klärung: Führungskraft für Zweck und Priorität, IT oder Informationssicherheit für Technik und Schutzmaßnahmen, Datenschutz für datenschutzrechtliche Fragen sowie die Fachverantwortung für inhaltliche Richtigkeit und Folgen.
So wird aus fünf Farben eine belastbare Entscheidung
Eine grüne Gesamtbewertung setzt voraus, dass alle fünf Fragen grün beantwortet und die zugrunde liegenden Vorgaben aktuell sind. Schon ein gelbes Feld führt zu einer gezielten Rückfrage. Ein rotes Feld stoppt die Eingabe und löst den vorgesehenen Eskalationsweg aus. Die Dokumentation kann knapp bleiben: Zweck, Datenkategorie, Werkzeug und Funktion, prüfende Rolle, offene Frage, Entscheidung und Datum.
Kopiervorlage:
- Zweck und gewünschtes Ergebnis: … / Ampel: …
- Daten und Schutzbedarf: … / Ampel: …
- Freigegebenes Tool und Funktion: … / Ampel: …
- Menschliche Ergebnisprüfung durch: … / Ampel: …
- Eskalation an: … / Ampel: …
- Entscheidung, Bedingungen und Datum: …
Wer diese Entscheidungshilfe gemeinsam mit Rollen, Übungen und örtlichen Vorgaben einführen möchte, findet unter rollenbezogene KI-Schulung für die öffentliche Verwaltung anfragen den passenden nächsten Schritt.
Vier Rollenperspektiven für eine klare Übergabe
Beschäftigte
Beschäftigte beschreiben den konkreten Zweck, reduzieren Eingaben auf das Erforderliche, nutzen nur vorgesehene Werkzeuge und dokumentieren gelbe oder rote Felder. Sie müssen nicht jede Spezialfrage selbst beantworten, aber Unsicherheit erkennen und weitergeben können.
Führungskraft und Fachverantwortung
Die Führungskraft klärt, ob der Anwendungsfall zur Aufgabe passt, wer Ergebnisse prüft und welche Folgen eine fehlerhafte Ausgabe hätte. Die Fachverantwortung bestimmt, welche Qualität und Nachvollziehbarkeit für die weitere Verwendung nötig sind.
IT und Informationssicherheit
Diese Rollen beurteilen unter anderem Betriebsumgebung, Konten, Zugriffsrechte, technische Funktionen, Protokollierung und Schutzmaßnahmen. Eine Freigabe sollte so konkret sein, dass Beschäftigte erkennen, welche Funktionen tatsächlich umfasst sind.
Datenschutz
Der Datenschutz wird eingebunden, wenn personenbezogene Daten, unklare Verarbeitungswege oder weitere datenschutzrechtliche Fragen berührt sind. Das Raster liefert dafür eine strukturierte Fallbeschreibung, nimmt die Prüfung aber nicht vorweg.
Drei kommunale Szenarien mit dokumentierten Annahmen
Szenario 1: Entwurf einer allgemeinen Bürgerinformation
Eine Beschäftigte möchte aus bereits veröffentlichten Informationen einen ersten Textentwurf erstellen. Grün ist nur vertretbar, wenn das vorgesehene Werkzeug und die Funktion freigegeben sind, keine darüber hinausgehenden Daten eingegeben werden und eine fachkundige Person Fakten, Verständlichkeit und Ton vor Veröffentlichung prüft. Enthält das Ausgangsmaterial interne Arbeitsstände, wechselt die Datenfrage mindestens auf Gelb.
Szenario 2: Zusammenfassung eines internen Dokuments
Ein langes internes Papier soll zusammengefasst werden. Die Bezeichnung „intern“ reicht für eine Entscheidung nicht. Schutzbedarf, Personenbezug, Zweck, Upload-Funktion und Speicherbedingungen müssen geklärt sein. Fehlt eine dieser Informationen, bleibt der Fall Gelb und geht an die zuständige Rolle. Bei nicht freigegebenen oder besonders schutzbedürftigen Inhalten lautet die Entscheidung Rot.
Szenario 3: Vorbereitung eines entscheidungsnahen Vorgangs
Ein KI-System soll Inhalte für eine Bewertung oder einen Verwaltungsakt vorsortieren. Wegen der möglichen Folgen sind Zweck, Rechtsrahmen, Daten, Prüfbarkeit, Verantwortlichkeit und Freigabe besonders sorgfältig zu betrachten. Ein generischer Toolzugang genügt nicht. Ohne dokumentierte fachliche und organisatorische Freigabe wird der Vorgang nicht mit KI bearbeitet. Das Raster dient hier vor allem dazu, die Eskalation früh auszulösen.
Nach der konsolidierten Fassung der KI-Verordnung mit Stand 27. Juli 2026 können öffentliche Stellen Betreiber eines KI-Systems sein, wenn sie es unter eigener Verantwortung einsetzen. Die Europäische Kommission erläutert den regulatorischen Rahmen des AI Act. Welche Pflichten im Einzelfall greifen, muss anhand von Rolle, System und Einsatzkontext geprüft werden; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
Vom Raster zur rollenbezogenen KI-Schulung
Ein Raster wirkt erst, wenn Beschäftigte es auf echte, passend anonymisierte Fälle anwenden können. Eine Übung kann mit drei Varianten desselben Vorgangs arbeiten: öffentliche Informationen, unklarer interner Arbeitsstand und entscheidungsnaher Fall. Die Teilnehmenden vergeben Ampelfarben, benennen ihre Annahmen und formulieren die nächste Rückfrage. Anschließend vergleichen die beteiligten Rollen ihre Entscheidungen.
Als interner Kompetenznachweis kann die Verwaltung dokumentieren, dass eine Person das Raster auf einen Übungsfall angewendet, Risiken erkannt und den richtigen Eskalationsweg gewählt hat. Daraus folgt keine gesetzlich vorgeschriebene Zertifizierung. Die konkrete Ausgestaltung sollte vielmehr zu Aufgaben, Kenntnissen, Erfahrung und Einsatzbedingungen passen. Ergänzend zeigt der Beitrag ChatGPT im Arbeitsalltag sicher nutzen, wie klare Grenzen und menschliche Prüfung in der täglichen Nutzung zusammenspielen.
Häufige Einwände und ihre praktische Antwort
„Unser Tool ist freigegeben, also dürfen wir es überall einsetzen.“
Die Freigabe ist eine notwendige Grundlage, aber kein Blankoscheck. Daten, Funktion, Zweck und Bedeutung des Ergebnisses können eine zusätzliche Prüfung verlangen.
„Dann verbieten wir KI vorsichtshalber vollständig.“
Ein Totalverbot schafft nicht automatisch sichere Praxis. Informelle Schattennutzung kann bestehen bleiben. Klare Werkzeuge, verständliche Grenzen, erreichbare Ansprechpersonen und Übungen machen regelkonformes Verhalten im Alltag wahrscheinlicher.
„Das Raster nimmt uns die rechtliche Prüfung ab.“
Nein. Es strukturiert die Vorprüfung und Übergabe. Datenschutz, Informationssicherheit und fachliche Freigaben bleiben bei den dafür zuständigen Stellen.
Praxisbeispiel aus Nordrhein-Westfalen richtig einordnen
Das Land Nordrhein-Westfalen berichtete am 16. Juli 2026 über eine erweiterte Teststellung von NRW.Genius mit rund 10.000 Beschäftigten in 46 Landesbehörden sowie über eine erste kommunale Pilotierung. Das belegt weder eine allgemeine Verfügbarkeit für alle Kommunen noch die Eignung für jeden Anwendungsfall. Es zeigt vielmehr, warum Einführung und konkrete Nutzung getrennt betrachtet werden sollten.
Nächster Schritt: Raster lokal verbindlich machen
Beginnen Sie mit wenigen realen Vorgangstypen. Legen Sie für jede Ampelfrage die zuständige Rolle fest, testen Sie den Eskalationsweg und überarbeiten Sie missverständliche Formulierungen. Die Seite KI-Unterstützung für Behörden und öffentliche Organisationen ordnet den Kontext für Verwaltungen ein.
Wenn Ihre Beschäftigten das Raster nicht nur lesen, sondern an typischen Fällen sicher anwenden sollen, können Sie eine rollenbezogene KI-Schulung für Ihre Kommune besprechen. Ziel ist kein pauschales Sicherheitsversprechen, sondern ein nachvollziehbarer Umgang mit konkreten Arbeitsvorgängen, klaren Grenzen und verlässlichen Übergaben.
Über den Autor
Niklas Entenmann ordnet für Consulting Entenmann KI-Nutzung, Kompetenzaufbau und organisatorische Umsetzung für Unternehmen und öffentliche Organisationen praxisnah ein. Der Beitrag enthält keine Kunden-, Zertifizierungs-, Partner- oder Erfolgsbehauptungen.
